calendar_month
کلیک کنید برای پخش
آشنایی با ویراشیفت - مرور کلی امکانات
مرور سریع و کلی امکانات ویراشیفت
ویدئوهای آموزشی
با مشاهده ویدئوها، استفاده از ویراشیفت را به سادگی و در کمترین زمان یاد بگیرید
بعد از پخش ویدئو، برای بزرگ کردن ویدئو از آیکون open_in_full استفاده کنید
برای نمایش ویدئو ها در سایت آپارات روی لینک زیر کلیک کنید.
https://www.aparat.com/aliziaeecs
calendar_month
کلیک کنید برای پخش
آشنایی با ویراشیفت - پنل مدیریت
آموزش کامل نحوه کار با پنل مدیریت، ایجاد سازمان، تعریف شیفتها و مدیریت کارمندان
calendar_month
کلیک کنید برای پخش
آشنایی با ویراشیفت - پنل کارمندان
آموزش مشاهده شیفتها، ثبت درخواست جابجایی و مدیریت محدودیتهای زمانی
calendar_month
کلیک کنید برای پخش
آموزش کامل جابجایی شیفت
نحوه ثبت درخواست جابجایی، تأیید درخواست و مدیریت تبادل شیفت بین کارمندان
آموزش متنی ویراشیفت
راهنمای کامل و گامبهگام استفاده از تمامی امکانات سامانه - از مبتدی تا پیشرفته
صفحه شیفتهای من
در این صفحه میتوانید برنامه شیفتهای خود را بهصورت کامل مشاهده و مدیریت کنید.
در بالای صفحه، بخش راهنمای صفحه قرار دارد. با کلیک روی این قسمت، توضیح کوتاهی درباره نحوه کار با این صفحه نمایش داده میشود.
در بخش بعدی، امکان جابجایی بین ماههای مختلف فراهم شده است. با استفاده از این گزینه میتوانید برنامه شیفتهای خود را در ماههای قبل یا ماههای آینده مشاهده کنید. در قسمت پایینتر، تعداد کل شیفتهای شما در ماه جاری نمایش داده میشود.
در کنار آن، بخش شیفتهای پیشِ رو قرار دارد که تعداد شیفتهای آینده شما را نشان میدهد و با کلیک روی آن میتوانید چند شیفت بعدی خود را مشاهده کنید.
calendar_month
تقویم شیفتها
در بخش اصلی صفحه، تقویم شیفتها قرار دارد که لیست کامل شیفتهای شما در آن نمایش داده میشود. با انتخاب هر شیفت، میتوانید جزئیات شیفت را مشاهده کرده و در صورت نیاز، درخواست جابجایی شیفت ثبت کنید.
ثبت درخواست جابجایی شیفت
در این صفحه میتوانید درخواست تغییر شیفت خود را ثبت کنید. در بالای صفحه، اطلاعات شیفت انتخابشده نمایش داده میشود تا از جزئیات آن مطلع باشید.
روشهای درخواست تغییر شیفت
بهطور کلی دو روش برای درخواست تغییر شیفت وجود دارد:
۱
ارسال درخواست به همه اعضا: در این روش، درخواست شما برای تمام اعضای شیفت ارسال میشود و اولین فردی که آن را بپذیرد، درخواست برای تأیید نهایی به مسئول شیفت ارسال خواهد شد. در صورت تأیید مسئول، جابجایی شیفت انجام میشود.
۲
ارسال درخواست به عضو خاص: پس از انتخاب این گزینه، لیست تمام افرادی که در این شیفت حضور دارند نمایش داده میشود. میتوانید یکی از آنها را انتخاب کرده و درخواست را برای همان شخص ارسال کنید. در صورت تأیید او، درخواست برای بررسی و تأیید نهایی به مسئول شیفت ارجاع داده میشود.
lightbulb
نکته مهم
در این قسمت میتوانید با وارد کردن نام یا کد ملی، در بین افراد حاضر در شیفت جستجو کنید.
در بخش بعدی، در صورت تمایل میتوانید دلیل تغییر شیفت را وارد کنید و در نهایت با کلیک روی گزینه ثبت درخواست، درخواست خود را ارسال نمایید.
ثبت محدودیتها و نظرات
این صفحه برای ثبت محدودیتها و نظرات شما جهت برنامهریزی شیفتهای دوره بعدی طراحی شده است.
در بالای صفحه میتوانید با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی، دوره مورد نظر برای شیفت را انتخاب کنید. لیست کامل شیفتهای شما در دوره انتخابشده نمایش داده میشود.
warning
توجه
فقط امکان ثبت محدودیتها برای دورهای که هنوز تأیید نشده وجود دارد.
حالتهای تعیین محدودیت
دو حالت کلی برای تعیین محدودیتها وجود دارد:
۱
حالت روزانه: برای هر روز اعلام میکنید که تمایل به حضور در شیفت دارید یا نه.
۲
حالت شیفتی: برای هر شیفت به صورت جداگانه وضعیت تمایل خود به حضور یا عدم حضور را ثبت میکنید.
گزینههای انتخاب
برای هر شیفت یا هر روز، لازم است یکی از سه گزینه زیر را مشخص نمایید:
مهم نیست - حضور یا عدم حضور شما در این شیفت تفاوتی ندارد (حالت پیشفرض)
میخواهم - علاقهمند به فعالیت در این شیفت هستید
نمیخواهم - امکان حضور در این شیفت را ندارید
با انتخاب هر یک از این گزینهها، رنگ کارت شیفت نیز متناسب با انتخاب شما تغییر میکند.
info
ثبت نهایی
پس از تکمیل محدودیتها و نظرات خود برای شیفتهای این دوره، میتوانید با کلیک روی دکمه ارسال، اطلاعات ثبتشده را برای مسئول شیفتریزی ارسال کنید.
تا زمانی که مسئول شیفتریزی، برنامه شیفتهای این دوره را نهایی نکرده باشد، امکان ویرایش و تغییر محدودیتها برای شما وجود دارد.
پس از تأیید برنامه توسط مسئول شیفتریزی، در بالای صفحه پیام «این دوره تأیید شده است» نمایش داده میشود و از این مرحله به بعد، صفحه فقط در حالت نمایش خواهد بود و امکان تغییر محدودیتها وجود نخواهد داشت.
پنل مدیریت: مدیریت سازمانها
در این صفحه میتوانید لیست سازمانهای خود را مشاهده و مدیریت کنید.
ثبت سازمان جدید
برای ثبت یک سازمان جدید، روی دکمه پایین صفحه کلیک کنید. سپس اطلاعات مورد نیاز شامل نام سازمان، نوع سازمان، تعداد کارکنان، توضیحات و آدرس را وارد کرده و در نهایت روی ثبت سازمان بزنید.
info
نکته
اگر سازمان خاصی ندارید و به صورت شخصی از نرمافزار استفاده میکنید، یک نام دلخواه برای سازمان بنویسید.
در صورت نیاز، با استفاده از دکمه ویرایش میتوانید اطلاعات سازمان را تغییر دهید. همچنین با انتخاب دکمه حذف امکان حذف سازمان وجود دارد.
warning
محدودیت حذف
توجه داشته باشید اگر برای این سازمان شیفت ثبت شده باشد، امکان حذف آن وجود نخواهد داشت و فقط میتوانید اطلاعات آن را ویرایش کنید.
برای ورود به مرحله بعد و ثبت اطلاعات شیفت، روی دکمه شیفتها کلیک کنید.
مدیریت شیفتهای سازمان
در این صفحه میتوانید شیفتهای مربوط به سازمان خود را مدیریت کنید.
ثبت شیفت جدید
برای ثبت یک شیفت جدید، روی دکمه پایین صفحه کلیک کرده و اطلاعات مورد نیاز شامل عنوان شیفت، مدت دوره، تاریخ شروع، تعداد شیفت در روز و توضیحات را وارد نمایید، سپس روی ایجاد شیفت بزنید.
info
توجه مهم
توجه داشته باشید در این مرحله فقط اطلاعات کلی شیفت ثبت میشود؛ برای مثال، عنوانی مانند «شیفت بیمارستان چمران». جزئیات شیفتهای روزانه مانند صبح، عصر، شب و... در صفحات بعدی مدیریت خواهد شد.
پس از ثبت شیفت، فقط امکان ویرایش اطلاعات وجود خواهد داشت.
تعیین مدیر شیفت
در این صفحه امکان تعیین مدیر برای هر شیفت نیز وجود دارد. میتوانید با کلیک روی مدیران روی کارت هر شیفت، مسئول شیفتریزی یا مدیر شیفت را مشخص کنید.
lightbulb
کاربرد این بخش
این مرحله فقط وقتی کاربرد دارد که شما به عنوان یک مسئول سازمان از سامانه استفاده میکنید و میخواهید برای هر شیفت یک مسئول مشخص کنید تا مدیریت شیفتریزی یک شیفت خاص را برعهده داشته باشد.
در صورتی که شما به صورت عادی یا غیر سازمانی استفاده میکنید و مسئولیت مدیریت شیفتها بر عهده خودتان است نیازی به تکمیل این بخش نیست چراکه شما به عنوان مدیر شیفت نیز به صورت خودکار تعیین میشوید.
برای ثبت مدیر شیفت، روی کلید مدیران کلیک کنید و سپس روی افزودن مدیر بزنید. فقط کافی است کد ملی شخص را وارد کرده و روی کلید بررسی کاربر کلیک کنید. اطلاعات او نمایش داده خواهد شد و اگر درست بود، روی افزودن به مدیران کلیک کنید.
warning
پیشنیاز
دقت کنید که اگر شخص قبلاً در سامانه ثبتنام نکرده باشد امکان اضافه کردن او وجود ندارد و باید حتماً ابتدا در سامانه ثبتنام کند.
key
دسترسیهای مدیر شیفت
هر شخصی که به عنوان مدیر شیفت ثبت میکنید دسترسی کامل به فرآیند شیفتریزی خواهد داشت و مانند خود شما میتواند تمامی مراحل را ثبت یا تغییر دهد و فقط امکان تغییر مشخصات سازمان را نخواهد داشت.
در بالای این صفحه نیز یک راهنمای مختصر قرار دارد که میتوانید از آن استفاده کنید.
پس از تکمیل اطلاعات، برای ادامه مراحل شیفتریزی روی دکمه زمانبندی کلیک کنید.
فرآیند شیفتریزی
در صفحه بعد، فرآیند شیفتریزی بهصورت مرحلهبهمرحله نمایش داده میشود و لازم است مراحل را به ترتیب انجام دهید.
در بالای صفحه، میتوانید دوره شیفتریزی را انتخاب کرده و با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی بین دورهها جابجا شوید.
مرحله اول: مدیریت کارکنان
اولین مرحله، مدیریت کارکنان است. در این بخش میتوانید افراد حاضر در شیفت را مدیریت کنید.
۱
برای افزودن یک نفر جدید، کد ملی او را وارد کرده و روی دکمه بررسی کلیک کنید.
۲
اگر اطلاعات فرد در سامانه موجود باشد، نام و نام خانوادگی او نمایش داده میشود و با زدن دکمه افزودن، به شیفت اضافه خواهد شد.
۳
در صورتی که پس از بررسی، اطلاعات شخص در سامانه وجود نداشته باشد، یک کادر جدید نمایش داده میشود. در این قسمت فقط کافی است نام و نام خانوادگی فرد را وارد کنید تا اطلاعات او ثبت شده و به شیفت اضافه شود.
این شخص میتواند در آینده در سامانه ثبتنام کرده و اطلاعات تکمیلی خود را وارد نماید.
info
یادآوری
توجه داشته باشید اگر خود شما نیز در شیفت فعالیت دارید، باید کد ملی خود را نیز در این بخش ثبت کنید.
در صورت نیاز، میتوانید با زدن حذف که با رنگ قرمز مشخص شده است، هر یک از اعضا را از لیست شیفت حذف نمایید.
پس از تکمیل اطلاعات کارکنان، با کلیک روی دکمه بازگشت به فرآیند شیفتریزی، به مراحل اصلی شیفتریزی بازگردید.
مرحله دوم: جزئیات زمانی شیفتها
مرحله بعد، وارد کردن جزئیات زمانی شیفتها است. در این صفحه میتوانید اطلاعات زمانبندی شیفتها را مدیریت کنید.
در ابتدا، برای ثبت زمانبندی جدید، روی دکمه زمانبندی جدید در پایین صفحه کلیک کنید.
در این بخش باید جزئیات شیفتهای هر روز را ثبت نمایید. این کار را باید به تعداد مشخصشده در بالای صفحه که در کادر زردرنگ نمایش داده شده است، انجام دهید.
اطلاعات مورد نیاز
در صفحه ثبت اطلاعات زمانبندی، لازم است موارد زیر را وارد کنید:
۱
نام کوتاه شیفت: میتواند هر عبارتی مانند صبح یا M باشد.
۲
محل شیفت
۳
ساعت شروع
۴
ساعت پایان
۵
ترتیب نمایش: یک عدد است؛ بهطوریکه عدد ۱ نشاندهنده اولین شیفت روز، عدد ۲ شیفت بعدی و به همین ترتیب تا آخرین شیفت روز است.
پس از وارد کردن اطلاعات، روی دکمه ایجاد کلیک کنید.
warning
نکته مهم
دوباره تأکید میشود که تعداد جزئیات زمانی شیفتها باید دقیقاً برابر با عدد نمایش دادهشده در کادر زردرنگ بالای صفحه باشد. این عدد از مرحله قبل و از بخش اطلاعات کلی شیفت، یعنی تعداد شیفت در روز، دریافت شده است.
پس از ثبت کامل تمامی شیفتها، با کلیک روی دکمه بازگشت، برای ادامه فرآیند شیفتریزی به صفحه قبل بازگردید.
مرحله سوم: تعیین تعداد کارکنان مورد نیاز هر شیفت
مرحله بعد، تعیین تعداد کارکنان مورد نیاز هر شیفت است.
در این بخش باید مشخص کنید که برای هر شیفت، چه تعداد نیرو مورد نیاز است.
lightbulb
روش سریع
در کادر بالای صفحه میتوانید یک تعداد ثابت را وارد کنید تا این عدد بهصورت یکسان برای همه شیفتها ثبت شود.
پس از اعمال تغییرات مورد نظر، روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا اطلاعات ثبت شده و به فرآیند شیفتریزی بازگردید.
تگ گذاری و ویژگیهای افراد حاضر در شیفت
در این بخش قسمت تگگذاری و ویژگیهای افراد حاضر در شیفت را معرفی میکنیم. این قابلیت به شما کمک میکنه که ویژگیهای مختلف کارکنان رو تعریف کنید و سیستم موقع شیفتریزی خودکار، این ویژگیها رو در نظر بگیره.
info
نکته مهم
حتماً در نظر داشته باشید که اگر همه کارکنان شیفت شما در فرآیند شیفتریزی یکسان هستند، به عنوان نمونه نیازی نیست در هر شیفت حداقل تعدادی آقا یا مثلاً افراد با سابقه در هر شیفت حضور داشته باشند، نیازی به انجام این قسمت نیست.
برای دسترسی به این بخش، از صفحه داشبورد شیفت روی گزینه "ویژگیهای افراد" کلیک کنید. این صفحه سه تب دارد که الان هر کدوم رو توضیح میدهم.
تب اول: تگهای سازمان (یا ویژگیهای افراد حاضر در شیفت)
اینجا شما تگهای مورد نیازتون رو تعریف میکنید. مثلاً میتونید تگ "زن" و "مرد" برای جنسیت بسازید، یا تگهایی مثل "حرفهای" و "تازهکار" برای سطح تجربه. همچنین میتونید تگهای تخصصی مثل "آیسییو" یا "سیسییو" برای مهارتهای خاص تعریف کنید.
۱
برای ساختن تگ جدید، روی دکمه "تگ جدید" کلیک کنید.
۲
یک نام فارسی و یک کد انگلیسی که میتونه ترجمه همان نام فارسی به انگلیسی باشه را وارد کنید، دستهبندی رو انتخاب کنید و یک رنگ براش مشخص کنید.
۳
بعد از ذخیره، تگ به لیست اضافه میشه.
تب دوم: تخصیص به کاربران
در این تب میتونید تگها رو به کارکنان شیفت اختصاص بدید. لیست همه کاربران شیفت رو میبینید و کنار هر کدوم، تگهایی که بهشون اختصاص دادید نمایش داده میشه.
۱
برای اضافه کردن تگ به یک کاربر، روی آیکون سبز رنگ کنار اسمش کلیک کنید و تگ مورد نظر رو انتخاب کنید.
۲
برای حذف تگ هم کافیه روی ضربدر کنار تگ کلیک کنید.
اگه تعداد کارکنانتون زیاده، میتونید از قسمت جستجو استفاده کنید یا با کلیک روی تگهای بالای لیست، فقط کاربرانی که اون تگ رو دارن فیلتر کنید.
تب سوم: محدودیتهای شیفت
این مهمترین بخشه. اینجا مشخص میکنید که در هر شیفت حداقل چند نفر با هر تگ باید حضور داشته باشن.
مثلاً میتونید تعریف کنید که در هر شیفت حداقل یک نفر حرفهای باشه، یا حداقل یک زن و یک مرد حضور داشته باشن. اینطوری سیستم موقع شیفتریزی خودکار، برای هر شیفت ترکیب مناسبی از کارکنان رو در نظر میگیره.
info
نوع محدودیت
برای هر نیازمندی میتونید مشخص کنید که اجباری باشه یا ترجیحی. اگه اجباری باشه، سیستم حتماً این محدودیت رو رعایت میکنه. اگه ترجیحی باشه، سیستم سعی میکنه رعایت کنه ولی اگه امکانش نبود، بازم شیفتریزی انجام میشه.
بعد از تنظیم همه نیازمندیها، حتماً دکمه ذخیره رو بزنید.
محدودیتهای مسئول شیفتریزی
در مرحله بعد، در صورتی که خود شما نیز در شیفتها فعالیت دارید، میتوانید محدودیتها و ترجیحات حضور خود را ثبت کنید.
در بالای صفحه، با استفاده از کلیدهای قبلی و بعدی میتوانید دوره شیفتریزی را انتخاب کنید.
warning
توجه
فقط امکان ثبت محدودیتها برای دورهای که هنوز تأیید نشده وجود دارد.
حالتهای تعیین محدودیت
دو حالت کلی برای تعیین محدودیتها وجود دارد:
۱
تعیین محدودیتها برای هر شیفت: در این حالت برای هر شیفت به صورت جداگانه باید وضعیت تمایل خود به حضور یا عدم حضور در شیفت را ثبت کنید.
۲
تعیین محدودیتها به صورت روزانه: در این حالت برای هر روز اعلام میکنید که تمایل به حضور در شیفت دارید یا نه.
گزینههای انتخاب
برای هر شیفت یا هر روز، لازم است یکی از سه گزینه زیر را مشخص نمایید:
مهم نیست - حضور یا عدم حضور شما در این شیفت برای شما تفاوتی ندارد که حالت پیشفرض هم همین مورد است.
میخواهم - علاقهمند به فعالیت در این شیفت هستید.
نمیخواهم - امکان حضور در این شیفت را ندارید.
در پایان، با کلیک روی دکمه ارسال در پایین صفحه، اطلاعات ثبتشده ذخیره شده و به فرآیند شیفتریزی اضافه میشود.
در این مرحله، کلیه اطلاعات مورد نیاز برای شیفتریزی اتوماتیک ثبت شده است. اکنون میتوانید تنها با فشردن یک کلید، برنامه کامل شیفتها را بهصورت کاملاً خودکار و هوشمند تنظیم کنید.
محدودیت حضور پرسنل
قبل از ادامه، یکی از قابلیتهای اضافهشده در نسخه جدید ویراشیفت را بررسی میکنیم.
در این نسخه، امکان مشاهده و مدیریت درخواستهای پرسنل برای حضور یا عدم حضور در شیفتها اضافه شده است.
برای ورود به این بخش، روی گزینه محدودیت حضور پرسنل کلیک میکنیم.
info
نکته
در حالت کلی، نیازی به ورود به این صفحه نیست؛ چرا که در شیفتریزی اتوماتیک، تمام درخواستهای ثبتشدهی کاربران بهصورت خودکار در نظر گرفته میشود.
امکانات این بخش
در بالای صفحه، امکان جابجایی بین دورههای مختلف شیفتریزی وجود دارد.
در بخش پایینتر، میتوانید موارد زیر را مشاهده کنید:
۱
تعداد کل پرسنل
۲
تعداد افرادی که درخواست ثبت کردهاند
۳
تعداد افرادی که درخواستی ثبت نکردهاند
امکان جستجو بر اساس نام یا کد ملی فراهم شده و همچنین میتوانید لیست را بر اساس افراد دارای درخواست یا بدون درخواست فیلتر کنید.
در پایین صفحه، لیست کامل پرسنل شیفت نمایش داده میشود و برای هر فرد مشخص است که آیا درخواست خود را ثبت کرده است یا خیر.
edit
ویرایش درخواستها
با کلیک روی نام هر شخص، میتوانید درخواست او را مشاهده یا ویرایش کنید.
این قابلیت زمانی کاربرد دارد که فردی به هر دلیلی امکان ثبت درخواست توسط خودش را نداشته باشد و شما بتوانید درخواست را بهجای او ثبت کنید.
فرم ثبت اطلاعات، دقیقاً مشابه فرم ثبت درخواست توسط خود کاربر است و هیچ تفاوتی با آن ندارد.
راهنمای تنظیم محدودیتهای شیفتریزی خودکار
در این صفحه میتوانید قوانین و محدودیتهایی را مشخص کنید که سیستم بر اساس آنها، برنامه شیفتها را بهصورت کاملاً اتوماتیک و عادلانه تنظیم میکند. هر بخش نقش مهمی در کیفیت و واقعبینانه بودن برنامه نهایی دارد.
محدودیتهای اصلی
۱
حداکثر شیفت در روز: مشخص میکند هر فرد در یک روز حداکثر چند شیفت میتواند داشته باشد. این مقدار معمولاً روی ۱ تنظیم میشود تا از فشار کاری بیش از حد جلوگیری شود. البته زمانی که تعداد نیروی کافی داشته باشید.
۲
حداقل شیفت در دوره: حداقل تعداد شیفتهایی است که هر فرد باید در طول دوره کاری داشته باشد. این گزینه برای اطمینان از مشارکت همه افراد استفاده میشود.
۳
حداکثر شیفت در دوره: سقف تعداد شیفتهایی که هر فرد میتواند در طول دوره داشته باشد و از ایجاد نابرابری در حجم کار جلوگیری میکند.
۴
توزیع عادلانه: در صورت فعال بودن، سیستم تلاش میکند تعداد شیفتها را تا حد امکان بهصورت مساوی بین همه افراد تقسیم کند.
روزهای متوالی
۱
حداکثر روزهای متوالی کاری: تعیین میکند هر فرد حداکثر چند روز پشت سر هم میتواند کار کند. مثلاً عدد ۵ یعنی بعد از ۵ روز کاری، باید حداقل یک روز استراحت داشته باشد.
۲
حداقل روزهای استراحت: پس از رسیدن به حداکثر روزهای متوالی، مشخص میکند هر فرد حداقل چند روز باید استراحت کند.
۳
جلوگیری از روز کاری تنها: اگر فعال باشد، سیستم از قرار دادن یک روز کاری بین دو روز تعطیل جلوگیری میکند تا برنامه کاری منطقیتر و راحتتر باشد.
شیفت شب
۱
حداکثر شیفت شب در دوره: مشخص میکند هر فرد در طول دوره حداکثر چند شیفت شب میتواند داشته باشد.
۲
حداکثر شیفت شب متوالی: تعداد شبهایی که یک فرد میتواند بهصورت پشت سر هم شیفت شب داشته باشد.
۳
شماره شیفت شب: مشخص میکند کدام شیفت روز بهعنوان شیفت شب در نظر گرفته میشود. بهعنوان مثال اگر سه شیفت «صبح، عصر و شب» دارید و شیفت شب، سومین شیفت است، عدد ۲ را وارد میکنید، اولین شیفت با عدد صفر مشخص میشود. عدد منفی یک به معنای آخرین شیفت روز است.
آخر هفته
۱
اجازه شیفت آخر هفته: تعیین میکند آیا افراد میتوانند در روزهای آخر هفته (پنجشنبه و جمعه) شیفت داشته باشند یا خیر.
۲
حداقل شیفت آخر هفته: حداقل تعداد شیفتهای آخر هفتهای که هر فرد باید در طول دوره داشته باشد.
۳
حداکثر شیفت آخر هفته: حداکثر تعداد شیفتهای آخر هفته برای هر فرد.
۴
توزیع عادلانه آخر هفته: در صورت فعال بودن، شیفتهای آخر هفته بهطور مساوی بین همه افراد تقسیم میشود.
توزیع شیفتها
۱
توزیع متوازن انواع شیفت: اگر فعال باشد، سیستم تلاش میکند هر فرد ترکیب متعادلی از شیفتهای صبح، عصر و شب داشته باشد.
۲
حداقل فاصله زمانی بین شیفتها: حداقل فاصله زمانی بین دو شیفت متوالی برای یک فرد، بهمنظور جلوگیری از خستگی؛ مثلاً جلوگیری از شیفت شب و بلافاصله شیفت صبح روز بعد.
وزنهای اولویت
این اعداد مشخص میکنند سیستم چقدر به هر معیار اهمیت بدهد. عدد بزرگتر یعنی اهمیت بیشتر.
۱
وزن درخواست مرخصی: اگر فرد شیفتی را با گزینه «نمیخواهم» مشخص کرده باشد، این وزن تعیین میکند سیستم تا چه حد به آن احترام بگذارد.
۲
وزن ترجیح شیفت: اگر فرد گزینه «میخواهم» را انتخاب کرده باشد، این وزن مشخص میکند سیستم چقدر تلاش کند آن شیفت را به او اختصاص دهد.
۳
جریمه روز کاری تنها: در صورت فعال بودن جلوگیری از روز کاری تنها، این عدد میزان اجتناب سیستم از این حالت را تعیین میکند.
۴
جریمه عدم توازن: اگر توزیع متوازن فعال باشد، این وزن مشخص میکند سیستم چقدر روی یکسان بودن انواع شیفتها حساس باشد.
lightbulb
💡 نکات مهم
• محدودیتهای سخت: تعداد افراد مورد نیاز هر شیفت و حداکثر شیفت در روز همیشه رعایت میشوند.
• محدودیتهای نرم: درخواستها و ترجیحات افراد تا حد امکان رعایت میشوند، اما اگر امکانپذیر نباشد، سیستم بهترین راهحل ممکن را پیدا میکند.
• اگر راهحلی پیدا نشد: محدودیتها را کمی انعطافپذیرتر کنید، مثلاً حداکثر روزهای متوالی یا حداکثر شیفت شب را افزایش دهید تا برنامهریزی قابل انجام باشد.
ثبت و اجرای شیفتریزی
در پایان و پس از اعمال تمام تنظیمات محدودیتها و اولویتها، میتوانید روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا این تنظیمات ثبت شوند.
سپس با زدن دکمه اجرای زمانبندی، سیستم بهصورت اتوماتیک شیفتها را براساس نظرات همه افراد و تنظیمات تعیینشده برنامهریزی خواهد کرد.
پس از اتمام شیفتریزی گزارش مختصری از وضعیت شیفتریزی به شما نمایش داده خواهد شد.
redo
حذف شیفتریزی
در صورتی که بخواهید اعضا اجازه ارسال مجدد محدودیتهای زمانی خود را داشته باشند، میتوانید کلید حذف شیفتریزی را بزنید. دقت داشته باشید که با زدن این کلید کل برنامه شیفتریزی دوره جاری به صورت کامل حذف خواهد شد و باید مجدداً نسبت به اجرای شیفتریزی اقدام کنید.
description
تولید برنامه خالی
در صورتی که به هر دلیل تمایلی به استفاده از شیفتریزی اتوماتیک ندارید میتوانید روی کلید تولید برنامه خالی کلیک کنید. با این کار برنامه خالی برای شما تولید شده و میتوانید در صفحه ویرایش نتایج شیفتریزی آن را به دلخواه ثبت کنید.
ما به شما این اطمینان را میدهیم که بهترین برنامهریزی شیفت بر اساس تمامی درخواستها و تنظیمات ثبتشده براساس بروزترین متدهای برنامهریزی دنیا انجام شده است.
ویرایش نتایج شیفتریزی
در صفحه ویرایش نتایج شیفتریزی میتوانید نتیجه برنامه شیفتها که بهصورت اتوماتیک تنظیم شده است را بررسی کنید. در صورت نیاز، میتوانید تغییرات مورد نظر خود را به راحتی اعمال نمایید.
ساختار کارتهای شیفت
در بالای هر کارت، اطلاعات شیفت درج شده است. سپس تعداد کارکنان تخصیص یافته به هر شیفت نمایش داده میشود.
با گزینه انتخاب کارکنان میتوانید افراد حاضر در این شیفت را تغییر دهید.
در پایین هر کادر همه درخواستهای ارسال شده توسط کارکنان چه از نوع تمایل به حضور در شیفت و چه عدم تمایل به حضور در شیفت درج شده است. پایین آن راهنمای رنگبندی درخواستها درج شده است.
انتشار برنامه
پس از بررسی برنامه ماه جاری و ذخیره آن، با زدن کلید انتشار میتوانید برنامه را به همه اعضای تیم خود ارسال کنید.
visibility_off
عدم انتشار
به هر دلیل اگر تمایل داشته باشید میتوانید بعد از انتشار برنامه، مجدداً با زدن کلید عدم انتشار برنامه را از دسترس همکاران خارج و مجدداً تغییر دهید.
انتقال اطلاعات به دوره بعد
شیفتریزی اتوماتیک ماه جاری به پایان رسید. برای آماده کردن سامانه برای دوره بعد، میتوانید با زدن کلید «انتقال اطلاعات به دوره بعد» یا کلید «بعد» در بالای صفحه، این کار را انجام دهید.
با این کار، اطلاعات افراد، جزئیات زمانی و تعداد کارکنان به راحتی به دوره بعد منتقل میشوند و در دوره جدید تنها کافی است تغییرات مورد نیاز را اعمال کنید.
warning
نکته مهم
دقت فرمایید که تا زمانی که دوره بعد را نساختهاید افراد امکان ارسال محدودیتهای حضورشان برای دوره بعدی را ندارند.
ایجاد گزارش
در جدیدترین نسخه ارائهشدهی ویراشیفت، امکان ایجاد گزارش شیفتها در دو فرمت اکسل و PDF اضافه شده است.
warning
پیشنیاز اشتراک
توجه داشته باشید برای استفاده از این بخش، باید تمامی کاربران دارای اشتراک فعال باشند یا اشتراک سازمانی برای همه اعضا توسط شما خریداری شده باشد.
در بالای صفحه، اطلاعات مربوط به دوره و برنامهی شیفت نمایش داده میشود. در بخش پایینتر، وضعیت اشتراک اعضا قابل مشاهده است.
در انتهای صفحه، میتوانید بهراحتی گزارش اکسل یا PDF را تولید کنید. پس از اولین بار تولید، فایل گزارش روی گوشی شما ذخیره میشود و در دفعات بعد میتوانید بدون نیاز به تولید مجدد، از آن استفاده کنید.
check_circle
امکانات گزارش
در صورتی که تغییری در برنامهی شیفتریزی ایجاد کرده باشید، با انتخاب گزینه تولید مجدد، گزارش بر اساس آخرین اطلاعات بهروزرسانی میشود.
همچنین امکان حذف فایل و اشتراکگذاری مستقیم گزارش نیز در این بخش فراهم شده است.
جابجایی شیفت - راهنمای کارمند
در ادامه نحوه استفاده از سیستم درخواست تغییر شیفت را یاد میگیریم. این سیستم به شما کمک میکند تا در صورت نیاز، شیفت کاری خود را با همکاران جابجا کنید.
مراحل ثبت درخواست
۱
ابتدا وارد بخش برنامه شیفت شوید. در این صفحه، تمام شیفتهای کاری خود را مشاهده میکنید. روی هر شیفتی که قصد تغییر آن را دارید کلیک کنید.
۲
در پایین کارت شیفت، دکمه «درخواست تغییر شیفت» را میبینید. روی این دکمه کلیک کنید. صفحه جدیدی باز میشود که اطلاعات شیفت شما را نشان میدهد.
۳
حالا باید نوع درخواست خود را انتخاب کنید. دو گزینه وجود دارد:
گزینه اول "ارسال به همه اعضا": در این حالت، درخواست شما به تمام اعضای تیم ارسال میشود و اولین نفری که قبول کند، شیفت شما را میگیرد. این گزینه وقتی مناسب است که مطمئن نیستید چه کسی میتواند شیفت شما را بگیرد.
گزینه دوم "ارسال به عضو خاص": در این حالت، شما یک نفر مشخص را انتخاب میکنید و فقط به او درخواست ارسال میشود. این گزینه زمانی مناسب است که از قبل با یک همکار خاص هماهنگ کردهاید.
اگر گزینه دوم را انتخاب کنید، لیست اعضای تیم نمایش داده میشود. نام، سمت و کد ملی هر نفر را میبینید. فردی که میخواهید را انتخاب کنید. میتوانید از قسمت جستجو نام و یا کد ملی او را جستجو کنید.
۴
در قسمت بعدی، میتوانید دلیل درخواست خود را بنویسید. نوشتن دلیل اختیاری است اما توصیه میشود حتماً دلیل بنویسید. دلایل واضح و موجه مثل مرخصی استعلاجی، مراسم خانوادگی یا تعهدات قبلی، شانس تایید درخواست شما را بسیار افزایش میدهند.
۵
بعد از تکمیل تمام مراحل، روی دکمه «ثبت درخواست» کلیک کنید. پیام موفقیت نمایش داده میشود و به صفحه قبلی برمیگردید. درخواست شما اکنون ثبت شده و به همکاران ارسال شده است.
info
نکته
در نظر داشته باشید که درخواست پس از تایید همکار به مسئول شیفت ارجاع میشود و در صورت تایید او، جابجایی شیفت انجام خواهد شد.
مشاهده وضعیت درخواستها
برای پیگیری درخواستهای خود، وارد قسمت «درخواستهای شیفت» شوید. در اینجا داشبوردی با آمار درخواستهای شما نمایش داده میشود. تعداد کل درخواستها، درخواستهای در انتظار، تایید شده و رد شده را میبینید.
در بخش «درخواستهای من»، لیست تمام درخواستهایی که ایجاد کردهاید قابل مشاهده است. هر درخواست با یک شماره منحصر به فرد، وضعیت رنگی و اطلاعات کامل نمایش داده میشود.
رنگ نارنجی - درخواست در حال انتظار است
رنگ سبز - درخواست تایید شده
رنگ قرمز - درخواست رد شده
پاسخ دادن به درخواستهای دریافتی
وقتی کسی درخواست شیفت به شما میفرستد، در بخش «درخواستهای ارسال شده به من» آن را میبینید. روی درخواست کلیک کنید تا جزئیات کامل را ببینید.
اطلاعات شیفت، دلیل درخواست و نام شخصی که درخواست داده نمایش داده میشود. اگر میتوانید این شیفت را بگیرید، روی دکمه «قبول» کلیک کنید. یک پیغام تایید نمایش داده میشود که میپرسد آیا مطمئن هستید.
میتوانید توضیحات اضافهای بنویسید که چرا قبول میکنید. این کار اختیاری است. سپس روی «ثبت» کلیک کنید.
بعد از قبول شما، درخواست برای تایید نهایی به مسئول شیفت ارسال میشود. شما و درخواستکننده هر دو از وضعیت مطلع میشوید.
اگر نمیتوانید شیفت را بپذیرید، روی دکمه «رد» کلیک کنید. بهتر است دلیل رد کردن را بنویسید تا همکارتان بداند چرا نتوانستید قبول کنید.
درخواستهای عمومی
در بخش «شیفتهای موجود»، درخواستهای عمومی همکاران را میبینید. این درخواستها برای همه ارسال شده و هر کسی میتواند قبول کند. توجه داشته باشید که اولین نفری که قبول کند، برنده است.
لغو درخواست
اگر بخواهید درخواست خود را لغو کنید، وارد جزئیات آن درخواست شوید. اگر هنوز تایید نشده باشد، دکمه «لغو درخواست» را میبینید. روی آن کلیک کنید و لغو را تایید کنید.
warning
توجه
توجه کنید که بعد از تایید نهایی مسئول شیفت، امکان لغو وجود ندارد.
جابجایی شیفت - راهنمای مسئول
در این بخش نحوه بررسی و تایید درخواستهای تغییر شیفت را برای مسئولان شیفت توضیح میدهیم. وظیفه شما بررسی درخواستها و اطمینان از اینکه تعداد نیروی کافی در هر شیفت وجود دارد، میباشد.
ورود به داشبورد
وارد بخش «درخواستهای شیفت» شوید. در داشبورد، تعداد درخواستهایی که منتظر تایید شما هستند را میبینید. این عدد نشان میدهد چند درخواست نیاز به بررسی دارند.
در بخش «همه درخواستها» یا «نیاز به تایید من»، لیست کامل درخواستهای در انتظار را مشاهده میکنید. هر درخواست شامل شماره، تاریخ شیفت، نام درخواستکننده، نام قبولکننده و دلیل درخواست است.
درخواستهایی که وضعیت نارنجی دارند و نوشته «نیاز به بررسی» را دارند، باید توسط شما بررسی شوند.
بررسی و تایید درخواست
۱
روی یک درخواست کلیک کنید تا صفحه جزئیات باز شود. در این صفحه اطلاعات کاملی را میبینید.
۲
ابتدا وضعیت درخواست را مشاهده میکنید. سپس اطلاعات شیفت شامل تاریخ، نوع شیفت و تعداد اعضای فعلی و دلیل درخواست نمایش داده میشود.
۳
بررسی کنید که آیا فرد قبولکننده صلاحیت انجام کار در آن شیفت را دارد یا خیر.
تاریخچه درخواست نشان میدهد که چه کسی در چه زمانی چه اقدامی انجام داده است.
۴
اگر تصمیم گرفتید درخواست را تایید کنید، روی دکمه «تایید» کلیک کنید.
یک پیغام تایید نمایش داده میشود که میگوید «با تایید، برنامه شیفت به روزرسانی خواهد شد». روی «تایید» کلیک کنید.
میتوانید توضیحات اضافهای برای کارمندان بنویسید. این کار اختیاری است اما توصیه میشود.
روی «ثبت» کلیک کنید. پیام موفقیت نمایش داده میشود و درخواست تایید میشود.
sync
بهروزرسانی خودکار
حالا برنامه شیفت به طور خودکار بهروز میشود. نام درخواستکننده از شیفت حذف میشود و نام قبولکننده به آن شیفت اضافه میشود. هر دو نفر از تایید مطلع میشوند.
رد درخواست
اگر درخواست را نمیتوانید تایید کنید، روی دکمه «رد» کلیک کنید. پیغام تایید نمایش داده میشود. روی «تایید» کلیک کنید.
حتماً دلیل رد کردن را بنویسید. این خیلی مهم است. کارمند باید بداند چرا درخواستش رد شده تا بتواند برای دفعه بعد بهتر برنامهریزی کند.
روی «ثبت» کلیک کنید. پیام تایید رد نمایش داده میشود و کارمندان از رد درخواست باخبر میشوند.
thumb_up
مزایای سیستم
این سیستم به شما کمک میکند تا فرآیند تغییر شیفت را ساده، شفاف و قابل پیگیری کنید. کارمندان میتوانند راحتتر درخواست بدهند و مسئولان شیفت میتوانند بهتر مدیریت کنند.